Das Setter-Closer-Modell

Die zwei Rollen im Vergleich

Beide Rollen verkaufen, aber nicht dasselbe. Der Setter verkauft das Gespräch, der Closer das Angebot.

Der Ablauf vom Lead zum Abschluss

Sieben Schritte, und jeder hat genau einen Besitzer:

1. Ein Lead kommt herein, etwa über ein Formular, eine Anzeige oder eine Empfehlung, und steht mit seiner Herkunft im CRM.
2. Der Setter meldet sich zeitnah und prüft, ob Bedarf, Zeitpunkt und Budgetrahmen passen.
3. Passt die Person nicht, schließt der Setter den Lead mit Grund ab. Passt sie, bucht er einen Termin im Kalender des Closers.
4. Vor dem Termin hält der Setter am Lead fest, was er herausgefunden hat, und erinnert die Person an den Termin.
5. Der Closer liest die Notiz, führt das Verkaufsgespräch und macht ein Angebot. Aus dem Lead wird ein Geschäft mit Betrag.
6. Nach dem Gespräch steht am Geschäft, wie es ausging: Abschluss, Folgetermin mit Datum oder verloren mit Grund.
7. Zahlt der Kunde, entsteht aus dem eingegangenen Betrag die Provision, getrennt für Setter und Closer.

An der Übergabe vom Setter zum Closer entscheidet sich, ab wann aus dem Lead ein Geschäft wird, das in deiner Pipeline zählt. Wo diese Grenze liegt, erklärt die Seite Lead oder Opportunity: der Unterschied.

Wann sich das Modell lohnt und wann nicht

Das Modell lohnt sich, wenn das Verkaufsgespräch der Engpass ist und nicht die Zahl der Anfragen. Der Closer spricht dann nur noch mit Menschen, die passen, und der Setter sorgt dafür, dass sein Kalender voll bleibt. Das spricht dafür:

• Dein Angebot braucht ein Gespräch. Es wird im Gespräch verkauft, nicht im Warenkorb.
• Es kommen mehr Anfragen herein, als eine Person selbst qualifizieren und abschließen kann.
• Ein guter Teil der Anfragen passt nicht, und das Aussortieren kostet sonst die Zeit des Closers.
• Du willst Qualifizieren und Abschließen getrennt messen und bezahlen.

Das spricht dagegen:

• Es kommen wenige Anfragen herein, und fast alle passen. Dann ist die Übergabe ein Schritt mehr, der nichts sortiert.
• Dein Angebot wird ohne Gespräch gekauft. Ein zweites Gespräch kostet dann mehr, als es bringt.
• Setter und Closer halten ihr Wissen an verschiedenen Stellen fest. Ohne gemeinsames CRM geht bei jeder Übergabe etwas verloren.

Du kannst auch mit einer Person in beiden Rollen anfangen und die Rollen trennen, sobald die Gespräche ihren Kalender füllen.

Kennzahlen je Rolle

Jede Kennzahl ist eine Quote aus zwei Zählungen. Wichtig ist, dass du sie immer gleich rechnest und beide Zählungen auf denselben Zeitraum beziehst. Für den Setter:

• Erreichbarkeit: erreichte Leads geteilt durch alle Leads, die der Setter kontaktiert hat.
• Terminquote: gebuchte Termine geteilt durch erreichte Leads.
• Show-up-Quote: gehaltene Termine geteilt durch gebuchte Termine. Ein verschobener Termin zählt erst, wenn er stattgefunden hat.

Für den Closer:

• Abschlussquote: Abschlüsse geteilt durch gehaltene Verkaufsgespräche.
• Durchschnittlicher Auftragswert: Summe der verkauften Beträge geteilt durch die Zahl der Abschlüsse.
• Umsatz je Gespräch: Summe der verkauften Beträge geteilt durch gehaltene Verkaufsgespräche. Diese Zahl verbindet Abschlussquote und Auftragswert.

Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen, kein Richtwert: Ein Setter erreicht im Monat 100 Leads und bucht 20 Termine, 15 davon finden statt. Seine Terminquote ist 20 ÷ 100 = 20 %, seine Show-up-Quote 15 ÷ 20 = 75 %. Schließt der Closer aus diesen 15 Gesprächen 3 ab, ist seine Abschlussquote 3 ÷ 15 = 20 %.

Wie die Zahlen je Rolle zusammen mit dem eingegangenen Geld auf einer Ansicht stehen, zeigt die Seite Dashboard im Coaching-Vertrieb.

Wie Setter und Closer bezahlt werden

Bezahlt werden Setter und Closer mit einem Fixum, mit einer reinen Provision oder mit einer Mischung aus beidem. Welche Form passt, hängt davon ab, wie planbar deine Leads hereinkommen und wie lange jemand braucht, bis er in der Rolle sicher ist.

Für die Provision vereinbart ihr am besten in jeder Form dasselbe Prinzip: Jede Rolle hat ihren eigenen Prozentsatz, und gerechnet wird vom Betrag, der tatsächlich eingegangen ist, nicht vom Auftragswert. Zahlt dein Kunde in Raten, entsteht die Provision mit jeder Rate. Bleibt eine Rate aus, entsteht darauf keine.

Hängt auch die Provision des Setters am eingegangenen Betrag, lohnt es sich für ihn, Termine mit Leads zu setzen, die passen, statt möglichst viele.

Wie du die Provision je Rolle und je Rate ausrechnest, zeigt die Seite Provisionen für Setter und Closer berechnen, mit Rechner.

Häufige Fehler

• Gebuchte Termine zählen statt gehaltener. Misst du den Setter an gebuchten Terminen, bucht er alles, was zusagt, und der Closer wartet auf Leute, die nicht kommen. Miss ihn an gehaltenen Terminen mit Leads, die passen.
• Die Übergabe per Chat. Was der Setter herausgefunden hat, steht in einer Nachricht statt am Lead. Der Closer fragt dasselbe noch einmal, und der Lead merkt, dass ihm niemand zugehört hat.
• Keine Rollen am Geschäft. Steht am Geschäft nur, wer abgeschlossen hat, weiß später niemand mehr, wer den Termin gesetzt hat. Dann fehlt die Grundlage für die Provision und die Quoten des Setters.
• Eine gemeinsame Quote für beide. Eine Quote vom Lead bis zum Abschluss zeigt, dass es hakt, aber nicht, wo. Trenn sie an der Übergabe, dann siehst du, ob es am Termin liegt oder am Gespräch.

Wie Regyva das abbildet

Regyva liest Leads und Geschäfte aus deinem angebundenen CRM, etwa Close, und hält daran die zwei Rollen fest:

• Jedes Geschäft trägt Setter und Closer als eigene Felder. Beim Abgleich mit Close übernimmt Regyva den Bearbeiter des Leads als Setter und den Besitzer des Geschäfts als Closer, sofern diese Person in Regyva die Rolle Closer hat.
• Auf der Seite Team stehen alle Personen in einer Liste mit zwei Sichten: Akquise für die Arbeit bis zum Termin, Abschluss für gewonnene und verlorene Geschäfte und das Geld, das auf Geschäfte eingegangen ist, bei denen die Person Closer war. Die Zeilen der anderen sieht nur, wer das Recht dazu hat.
• Aus Setter und Closer am Geschäft entstehen die Provisionen je Rolle. Den Satz legt dein Team in Prozent fest, je Rolle und für einzelne Personen abweichend. Ohne Satz entsteht keine Provision.
• War eine Person Setter und Closer, bekommt sie zwei getrennte Provisionen, eine je Rolle.
• Wird Setter oder Closer nachträglich getauscht, bekommt die Provision einen Prüfhinweis und wird nicht automatisch freigegeben.
• Eine Notiz, die du in Regyva an einem Lead aus Close schreibst, legt Regyva auch in Close an. So steht die Übergabe dort, wo der Closer ohnehin nachsieht.
• Die Rechte hängen an Rollen wie Setter, Closer und Vertriebsleiter. Ab Werk sieht der Vertriebsleiter alle Leads des Teams, und als Inhaber passt du die Rechte je Rolle oder für einzelne Personen an.

Was ein CRM dafür je Geschäft festhalten muss und was Regyva mit Close sonst noch beiträgt, steht auf der Seite CRM für Setter und Closer.

Was eine Software für ein Setter-Closer-Team im Coaching insgesamt können muss, von der Herkunft des Leads bis zu den Partnern, zeigt die Seite Vertriebssoftware für Coaches mit Vertriebsteam.

Häufige Fragen