Dashboard im Coaching-Vertrieb: Setter, Closer und Cash Collected zusammen sehen

Was ein Dashboard im Coaching-Vertrieb zeigen sollte

Jede Zahl auf dem Dashboard beantwortet eine von vier Fragen:

• Team: Wie viele Leads, Termine und Abschlüsse hat das ganze Team, und wie viel wurde verkauft?
• Rolle: Was hat jeder Setter bis zum Termin geschafft, was jeder Closer im Gespräch? Beide sind für verschiedene Schritte verantwortlich und brauchen deshalb eigene Zahlen.
• Geschäft: Was ist offen, was gewonnen, was verloren, und wie viel Geld ist auf ein gewonnenes Geschäft schon eingegangen?
• Zeitraum: Jede Zahl gilt für einen Zeitraum. Aussagekräftig wird sie erst neben einem gleich langen Zeitraum davor.

Welche Quoten du je Rolle rechnest und wie, steht mit Rechenweg auf der Seite Das Setter-Closer-Modell.

In Regyva stellst du als Inhaber das Dashboard aus Kacheln selbst zusammen, etwa Umsatz, Ø Opportunity-Wert, neue Leads, Abschlüsse, den monatlichen Trend und die Team-Rangliste, und ordnest sie im Raster an.

Für den Anfang gibt es vier Vorlagen: Standard, Pipeline, Team und Akquise. Eine eigene Anordnung speicherst du als Layout.

Setter-Zahlen und Closer-Zahlen getrennt

Eine gemeinsame Zahl vom Lead bis zum Abschluss zeigt, dass etwas hakt, aber nicht, wo. Fallen die Abschlüsse, kann es am Setter liegen, der zu wenige passende Termine setzt, oder am Closer, der passende Gespräche nicht abschließt. In einer Summe verwischt beides, und am Ende fühlt sich niemand zuständig.

Trenn die Zahlen deshalb an der Übergabe. Für den Setter zählt, was bis zum Termin passiert: Gespräche, gesetzte Termine und wie viele davon stattfinden. Für den Closer zählt, was danach passiert: gehaltene Gespräche, gewonnene und verlorene Geschäfte und der Umsatz daraus. Ein gewonnenes Geschäft gehört dabei beiden, dem Setter über seinen Termin und dem Closer über seinen Abschluss.

Auf der Seite Team in Regyva stehen alle Personen in einer Liste mit zwei Sichten: Akquise mit Leads, Gesprächen und gesetzten Terminen, Abschluss mit Gesprächen, gewonnenen und verlorenen Geschäften und dem eingegangenen Geld. Das gilt für alle, die die Leistung der anderen sehen dürfen, alle anderen sehen dort nur ihre eigene Zeile.

Auf der Seite einer Person stehen Setting- und Closing-Termine getrennt, jeweils gesetzt, stattgefunden und No-Show, als Anzahl.

Was ein CRM je Geschäft festhalten muss, damit Setter und Closer überhaupt getrennt zählbar sind, steht auf der Seite CRM für Setter und Closer.

Cash Collected neben dem Umsatz

Verkauft und bezahlt sind zwei Zahlen, und auf ein Dashboard gehören beide nebeneinander. Addieren darfst du sie nicht, sonst zählst du dasselbe Geschäft zweimal. Und wer nur den Umsatz sieht, merkt eine ausgefallene Rate erst, wenn das Geld auf dem Konto fehlt.

Worin sich Umsatz und eingegangenes Geld unterscheiden, erklärt die Seite Vertriebssoftware für Coaches mit Vertriebsteam.

Am meisten sagt das eingegangene Geld an zwei Stellen: am Geschäft, damit du siehst, was auf einen Abschluss schon bezahlt ist, und bei der Person, damit ein Closer sieht, was aus seinen Abschlüssen tatsächlich angekommen ist.

In Regyva ist Umsatz der verkaufte Wert eines gewonnenen Geschäfts, gezählt am Abschlussdatum, ohne Abschlussdatum am Tag der Anlage. Das eingegangene Geld heißt Cash Collected und steht getrennt davon am Geschäft und bei jeder Person.

Der Monatsbericht: welcher Monat für eine Rate zählt

Zahlt dein Kunde in Raten, hat jede Rate zwei Daten: den Tag, an dem sie fällig ist, und den Tag, an dem sie bezahlt wird. Für den Monatsbericht musst du festlegen, welches Datum zählt, und zwar für jede Zahl einzeln:

• Eingegangenes Geld zählt im Monat der Zahlung. Nur so passt die Zahl zu deinem Konto.
• Offene Raten zählen im Monat der Fälligkeit. So siehst du, was in diesem Monat hätte kommen sollen und was noch fehlt.
• Der Umsatz zählt einmal, im Monat des Abschlusses, mit dem ganzen verkauften Wert. Die Raten ändern daran nichts.

Ein Beispiel mit runden Zahlen, kein Richtwert: Ein Geschäft über 6.000 € wird im März abgeschlossen und in sechs Raten zu 1.000 € bezahlt, die erste fällig im April. Der März-Bericht zeigt 6.000 € Umsatz und noch kein eingegangenes Geld. Kommt die April-Rate erst am 3. Mai, steht sie im April-Bericht als offen und im Mai-Bericht als eingegangen.

Leg die Regel einmal fest und rechne jeden Monat gleich. Wer im März nach Fälligkeit zählt und im April nach Zahlung, vergleicht zwei verschiedene Zahlen.

Wie sich die Provision für Setter und Closer bei Ratenzahlung berechnet, zeigt der Rechner auf der Seite Provisionen für Setter und Closer berechnen.

Prognose: eine Schätzung mit Spanne, keine Zusage

Eine Prognose rechnet aus dem, was du schon weißt, auf das, was kommen kann: aus gewonnenen Geschäften, offenen Geschäften und Leads, aus denen noch ein Geschäft werden kann. Jede dieser Quellen ist unsicher, und eine einzelne Zahl verdeckt das.

Eine ehrliche Prognose zeigt deshalb eine Spanne. Plane Ausgaben und Einstellungen mit dem unteren Wert, nicht mit dem mittleren, und schau am Monatsende nach, wie weit die Schätzung danebenlag. Als Ziel für dein Team oder als Zusage an jemanden taugt eine Prognose nicht.

Das Dashboard in Regyva hat neben den Ist-Werten eine Ansicht Prognose. Sie zeigt für den laufenden Monat einen erwarteten Betrag und darunter eine Spanne von einem niedrigen bis zu einem hohen Wert. Die Prognose sieht nur, wer die Opportunitys des ganzen Teams sehen darf.

Team-Vergleich: Setter und Closer nebeneinander

Ein Team-Vergleich spornt an, wenn alle nach derselben Regel gemessen werden, und er frustriert, wenn nicht. Stell Setter neben Setter und Closer neben Closer, immer über denselben Zeitraum.

Leg vorher fest, wie ein Geschäft zählt, an dem zwei Personen beteiligt waren. Zählt es bei beiden, ist die Summe der Rangliste größer als der Umsatz des Teams. Das ist kein Fehler, solange es alle wissen.

Und entscheide, ob jeder die Zahlen der anderen sehen soll. Manche Teams spornt eine offene Rangliste an, andere arbeiten ruhiger, wenn jede Person nur ihren eigenen Platz kennt.

Die Team-Rangliste in Regyva zeigt die ersten fünf Personen, wahlweise nach Cash Collected aus ihren Geschäften oder nach der Zahl ihrer gewonnenen Opportunitys. Ein Geschäft kann dabei beim Setter und beim Closer zählen. Bei Mitgliedern des Teams steht unter dem Namen die Rolle.

Mit der Einstellung „Jeder sieht nur sich“ begrenzt du die Rangliste auf die eigene Zeile. Die ganze Liste sieht dann nur noch, wer im Team Rollen ändern darf.

Was ein Dashboard im Coaching-Vertrieb nicht leisten kann

Ein Dashboard zeigt deine eigenen Zahlen. Ob sie für deinen Markt gut sind, sagt es dir nicht: Branchenwerte für Terminquoten oder Abschlussquoten liefert es nicht, und Werte aus fremden Teams passen selten zu deinem Angebot, deinem Preis und deinen Leads. Vergleich dich mit deinen eigenen Vormonaten.

Ein Dashboard ersetzt auch nicht die Werkzeuge, in denen die Zahlen entstehen. Leads und Geschäfte pflegt dein Team im CRM, Termine laufen über die Terminbuchung. Stimmt dort ein Status nicht, stimmt er auch im Dashboard nicht.

Regyva arbeitet deshalb neben deinem CRM und deiner Terminbuchung: Leads und Geschäfte übernimmt es aus dem CRM, Termine aus Calendly.

Wie ein Coaching-Team Close für Setter und Closer einrichtet, zeigt die Seite Close CRM im Coaching-Vertrieb.

Wie du Buchungsseiten für Setting und Closing in Calendly anlegst, zeigt die Seite Calendly im Coaching-Vertrieb.

Was Regyva aus beiden liest und was es nicht übernimmt, steht in der Übersicht Integrationen von Regyva.

Häufige Fragen