Calendly im Coaching-Vertrieb: Termine Settern und Closern zuordnen

Setting und Closing in Calendly trennen

In Calendly sind Ereignistypen Meeting-Vorlagen, die du immer wieder verwendest, und Regyva nennt sie Buchungsseiten. Ein Einzelgespräch ist dabei ein Termin zwischen einem Gastgeber und einer eingeladenen Person.

Lege für jede Gesprächsart einen eigenen Ereignistyp an: einen für das Setting, etwa „Erstgespräch“, und einen für das Closing, etwa „Strategiegespräch“. Onboarding nach dem Kauf, Rückrufe und interne Besprechungen bekommen eigene Seiten. So steht schon an der Buchungsseite, zu welcher Rolle ein Termin gehört.

Genau daran knüpft Regyva an: Je Buchungsseite legst du einmal fest, ob dort ein Setting, ein Closing oder Sonstiges gebucht wird, oder du stellst sie auf Aus. Nur Setting- und Closing-Termine bestimmen über ihren Gastgeber, wer Setter und wer Closer ist. Sonstiges steht im Kalender, zählt dafür aber nicht mit, und Termine einer Seite auf Aus nimmt Regyva nicht in den Kalender auf.

Wer im Setter-Closer-Modell welches Gespräch führt und woran du beide Rollen misst, erklärt die Seite Das Setter-Closer-Modell.

Wer das Gespräch hält: Gastgeber und Round Robin

Der Gastgeber ist in Calendly die Person, die das Meeting leitet. Teilen sich mehrere Closer eine Buchungsseite, bietet Calendly dafür Round Robin, allerdings nicht in jedem Tarif: Ein Round-Robin-Ereignistyp rotiert Einzelgespräche mit Teammitgliedern nach deren Verfügbarkeit oder nach Zuordnungsregeln.

Dabei optimierst du entweder auf Verfügbarkeit, dann bucht die eingeladene Person ein verfügbares Teammitglied, oder auf eine gleichmäßige Verteilung, dann verteilt Calendly die Meetings gleichmäßig auf dein Team. Einstellen können das Eigentümer und Administratoren. Daneben gibt es, ebenfalls nicht in jedem Tarif, Kollektiv-Ereignistypen, bei denen sich mehrere Gastgeber mit einer eingeladenen Person treffen.

Für die Rollen zählt in Regyva der Gastgeber des einzelnen Termins, nicht die Buchungsseite. Deshalb ordnest du bei der Einrichtung jede Person aus Calendly einem Teammitglied in Regyva zu. Hält jemand einen Termin, der niemandem in deinem Team zugeordnet ist, besetzt der Termin keine Rolle.

Hat ein Termin mehrere Gastgeber, wie bei einem Kollektiv-Ereignistyp, nimmt Regyva den ersten, den Calendly mitliefert. Für Setting und Closing ist ein Gastgeber je Termin deshalb der klarere Weg.

No-Shows in Calendly markieren

Ist ein Lead nicht erschienen, markierst du das in Calendly selbst:

1. Öffne in Calendly die Seite Meetings.
2. Such das Meeting und öffne die Details.
3. Wähle „Als Nichterscheinen markieren“ und bestätige.

Der Knopf erscheint erst ab der geplanten Startzeit des Meetings, und eine Markierung lässt sich rückgängig machen. No-Shows markieren kannst du in allen Tarifen.

Hängt der Termin an einem Lead, landet ein in Calendly markierter No-Show dort als Eintrag. Für die Termine am Lead liest Regyva außerdem den Lead-Status in Close: Setzt dein Team innerhalb von zwei Wochen nach einem Termin und vor dem nächsten einen Status, den du in Regyva als No-Show zugeordnet hast, steht der Termin dort als nicht erschienen.

Wie du No-Shows in Close festhältst, damit du sie über alle Leads hinweg siehst, zeigt die Seite Close CRM im Coaching-Vertrieb.

Absagen und Umbuchungen: welcher Termin zählt

Als Gastgeber sagst du einen Termin in Calendly auf der Seite Meetings ab und kannst eine Nachricht zur Absage dazuschreiben. Verschiebst du ihn dort mit „Neu terminieren“, wird der ursprüngliche Termin abgesagt oder aktualisiert, und die eingeladene Person bekommt eine E-Mail. Leads können selbst absagen oder verschieben, wenn du die Links dafür in deine E-Mail-Benachrichtigungen aufnimmst.

Für Setter und Closer am Geschäft zählen in Regyva die Setting- und Closing-Termine des Leads, die nicht nach dem Abschlussdatum am Geschäft liegen. Von ihnen zählt jeweils der jüngste, der nicht abgesagt ist: Wer ihn als Gastgeber hält, wird Setter beziehungsweise Closer, sofern niemand die Rolle von Hand gesetzt hat.

Abgesagte Termine fallen dabei heraus. Ein Termin mit No-Show zählt dagegen mit: Er war der Person zugewiesen, auch wenn der Lead nicht kam. Mit Webhooks landet auch die Absage als Eintrag am Lead.

Sag einen Termin, der nicht stattfindet, deshalb in Calendly ab, statt ihn stehen zu lassen. Sonst zählt er weiter für die Rolle.

Wie die Übergabe vom Setter zum Closer sauber bleibt und was ein CRM dafür können muss, zeigt die Seite CRM für Setter und Closer.

Damit der Termin beim richtigen Lead landet

Regyva hängt einen Termin an den Lead, der dieselbe E-Mail-Adresse trägt wie die Buchung. Groß- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.

Einen Lead legt ein Termin nicht an. Gibt es zu der Adresse noch keinen Lead, steht der Termin zunächst ohne Lead im Kalender und besetzt keine Rolle. Kommt der Lead später mit dieser Adresse aus deinem CRM, verknüpft Regyva den Termin beim nächsten Calendly-Abgleich, sofern er nicht länger als 90 Tage zurückliegt.

Am sichersten bucht der Lead mit der Adresse, unter der er bei dir steht. Calendly fragt für eine Buchung ab Werk Name und E-Mail-Adresse ab, und beides lässt sich im Link vorausfüllen, indem du ihn um die Angaben name und email ergänzt. Schickt dein Setter den Link zum Closing, trägt er so die Adresse aus dem CRM gleich mit ein.

Calendly mit Regyva verbinden: die Schritte

1. Öffne in Calendly deine Integrationsseite und wähle „API und Webhooks“, dann „Token jetzt abrufen“. Gib dem Token einen Namen, tippe den Code ein, den Calendly abfragt, und kopiere den Token. Stammt er von einem einfachen Mitglied statt von einem Owner oder Admin, warnt Regyva, denn ein solcher Token gibt laut Calendly nur Zugriff auf die Daten dieser einen Person.
2. Nach dem Onboarding öffnest du in Regyva die Einstellungen, dort bei den Integrationen die Karte Calendly, und wählst „Einrichten“. Füge den Token ein und klicke „Prüfen und verbinden“. Regyva speichert ihn nur, wenn Calendly ihn annimmt. Lehnt Calendly ihn wegen fehlender Berechtigungen ab, nennt Regyva sie dir.
3. Danach richtet Regyva die Webhooks in Calendly selbst ein und holt Personen, Buchungsseiten und Termine. Erlaubt dein Calendly-Tarif keine Webhooks, holt Regyva die Termine alle vier Stunden ab.
4. Ordne im Schritt „Buchungsseiten“ jede Seite als Setting, Closing, Sonstiges oder Aus zu.
5. Ordne im Schritt „Personen“ jeder Person aus Calendly ein Teammitglied zu. Wer nicht zu deinem Team gehört, bekommt „Gehört nicht zu uns“.

Kommt später eine Buchungsseite oder ein Closer dazu, öffnest du die Zuordnung über „Zuordnung öffnen“ auf derselben Karte wieder.

Wie Calendly und dein CRM in Regyva zusammenspielen und was Regyva nicht übernimmt, zeigt die Übersicht Integrationen von Regyva.

Was Regyva mit Calendly macht und was nicht

Regyva liest aus Calendly Buchungen, Absagen und No-Shows, dazu die Personen und Buchungsseiten deiner Calendly-Organisation. Neben den Webhooks gleicht Regyva alle vier Stunden und jede Nacht mit Calendly ab.

Was Regyva nicht macht:

• Termine buchen, verschieben oder absagen. In Calendly legt Regyva nur die eigenen Webhooks an und entfernt sie wieder, wenn du Calendly trennst.
• Leads aus Terminen anlegen.

Was eine Vertriebssoftware für ein Coaching-Team mit Settern und Closern sonst noch können muss, zeigt die Seite Vertriebssoftware für Coaches mit Vertriebsteam.

Häufige Fragen