CRM für Setter und Closer

Ein CRM für Setter und Closer muss an jedem Geschäft festhalten, wer den Termin gesetzt und wer abgeschlossen hat. Nur dann stimmen Übergabe, Quoten und Provisionen je Rolle. Regyva ersetzt dein CRM dabei nicht: Es arbeitet mit Close, liest Leads, Geschäfte und Aktivitäten von dort und ergänzt die Rollen, die Auswertung und die Provisionen.

Was ein CRM für Setter und Closer können muss

Im Setter-Closer-Modell teilen sich zwei Rollen einen Abschluss: Der Setter qualifiziert den Lead und bucht den Termin, der Closer führt das Verkaufsgespräch. Damit das im CRM sauber abgebildet ist, zählen diese Punkte:

Anforderung	Warum
Setter und Closer je Geschäft	Nur wenn beide Rollen am Geschäft stehen, lassen sich Termine, Abschlüsse und Provisionen der richtigen Person zuordnen. Das gilt auch, wenn eine Person beide Rollen hatte.
Übergabe vom Setter zum Closer	Der Closer braucht vor dem Gespräch, was der Setter herausgefunden hat. Fehlt es, fragt er dasselbe noch einmal, und der Lead merkt es.
Termin- und Abschlussquote je Rolle	Beim Setter zählt, wie viele Termine gebucht und gehalten werden, beim Closer, wie viele davon abschließen. Eine gemeinsame Quote verdeckt, wo es hakt.
Herkunft des Leads	Erst mit der Quelle am Lead siehst du, welcher Kanal Termine bringt, die auch abschließen, und nicht nur Anfragen.
Provision je Rolle	Haben Setter und Closer unterschiedliche Sätze, muss die Provision aus der Rolle am Geschäft folgen und nicht aus einer Liste am Monatsende.
Rechte je Rolle	Ein Setter braucht seine Leads, nicht die Zahlen des ganzen Teams. Die Vertriebsleitung braucht den Überblick über alle.

Wie die Übergabe vom Setter zum Closer sauber bleibt

An der Übergabe entscheidet sich, ob der Closer vorbereitet ins Gespräch geht. Sie gelingt, wenn sie jedes Mal gleich abläuft und alles am Lead steht, nicht in einem Chat.

Der Setter hält am Lead fest, was er qualifiziert hat: Ausgangslage, Ziel, Budgetrahmen, wer entscheidet und welche Einwände kamen.
Der Closing-Termin wird über den Kalender des Closers gebucht, nicht per Nachricht vereinbart. So steht er am Lead und lässt sich später auswerten.
Am Geschäft stehen Setter und Closer, bevor das Gespräch stattfindet.
Der Closer liest die Notiz vor dem Termin und fragt nur nach, was offen ist.
Nach dem Gespräch steht am Geschäft, wie es ausging: Folgetermin, Abschluss oder verloren, mit Grund.

Ändert sich später, wer Setter oder Closer war, gehört die Korrektur an die Stelle, aus der die Rollen kommen, und nicht nur in die Abrechnung. Sonst passen Quoten und Provisionen nicht mehr zusammen.

Was Regyva mit Close dazu beiträgt

Regyva setzt auf Close auf und ergänzt für Setter und Closer:

Regyva liest aus Close deine Leads, Geschäfte und die Aktivitäten dazu, etwa Anrufe, Meetings und Notizen. Von den Aktivitäten speichert der Abgleich nur die Eckdaten, keine Texte.
Der Abgleich läuft etwa alle 30 Minuten von selbst. Wer die Integrationen verwalten darf, kann ihn zusätzlich von Hand anstoßen.
Jedes Geschäft trägt Setter und Closer als eigene Felder. Regyva füllt sie aus Close und aus den zugeordneten Setting- und Closing-Terminen deines Teams. Den Closer übernimmt Regyva aus Close nur, wenn die Person in Regyva die Rolle Closer hat. Von Hand eintragen musst du sie nicht.
Weitere Beteiligte mit einer eigenen Rolle deines Teams trägst du am Geschäft zusätzlich ein.
Für Termine aus der angebundenen Terminbuchung ordnest du einmal je Buchungsseite zu, ob ein Termin ein Setting oder ein Closing ist. Was du nicht zuordnest, zählt für keine Rolle.
Ob ein Lead zum Termin erschienen ist, liest Regyva aus dem Lead-Status in Close, sobald dein Team seine No-Show-Status zugeordnet hat. Kommt bis zum nächsten Termin, spätestens zwei Wochen danach, kein No-Show, gilt der Termin als wahrgenommen.
Auf der Seite Team stehen die Personen deines Teams in einer Liste mit zwei Sichten: Akquise für die Arbeit bis zum Termin, Abschluss für gewonnene und verlorene Geschäfte und das Geld, das auf Geschäfte eingegangen ist, bei denen die Person Closer war. Wer die Leistung der anderen nicht sehen darf, sieht in der Liste nur die eigene Zeile.
Ziehst du ein Geschäft im Pipeline-Board auf eine andere Stufe, schreibt Regyva die neue Stufe nach Close. Lehnt Close das ab, bleibt das Geschäft auf der alten Stufe.
Eine Notiz, die du in Regyva an einem Lead aus Close schreibst, legt Regyva auch in Close an. So findet der Closer die Übergabe dort, wo er arbeitet.
Aus Setter und Closer am Geschäft entstehen die Provisionen je Rolle, sofern für die Rolle ein Satz hinterlegt ist. War eine Person beides, bekommt sie zwei getrennte Provisionen.
Wird Setter oder Closer nachträglich getauscht, bekommt die Provision einen Prüfhinweis und wird nicht automatisch freigegeben.

Was Regyva nicht ist

Regyva ist kein Ersatz für Close. Dein Team arbeitet weiter in Close, Regyva liest dort mit und ergänzt Rollen, Auswertung und Provisionen.

Den Lead-Status und die Felder eines Leads pflegst du in Close. Regyva ändert sie dort nicht. Ausnahme: Führst du in Regyva Dubletten zusammen, schreibt Regyva den gewählten Namen und zugeordnete Felder nach Close und führt die Leads auch dort zusammen.
Anrufe, Mails und Meetings liest Regyva als Aktivitäten aus Close und speichert davon beim Abgleich nur die Eckdaten.
Regyva ist kein Spiegel in Echtzeit. Was in Close neu ist, kommt mit dem nächsten Abgleich an, nicht zwingend sofort.

Provision je Rolle berechnen

Wie du aus den Sätzen für Setter und Closer die Provision je Zahlungseingang und bei Ratenzahlung berechnest, zeigt die Seite Provisionen für Setter und Closer berechnen, mit Rechner.

Kommen deine Leads auch über Partner, zeigt die Seite Affiliate-Software für Coaches, wie Partner, Zuordnung und Partner-Provision zusammenhängen.

Wann aus einem Lead ein Geschäft wird und was du dazwischen zählst, erklärt die Seite Lead oder Opportunity: der Unterschied.

Wie Setter und Closer sich den Weg vom Lead bis zur Provision teilen und woran du jede Rolle misst, erklärt die Seite Das Setter-Closer-Modell.

Was eine Software neben dem CRM können muss, wenn in deinem Coaching-Team Setter, Closer und Partner verkaufen, zeigt die Seite Vertriebssoftware für Coaches mit Vertriebsteam.

Wie du Setter, Closer und No-Shows in Close selbst einrichtest und Close Schritt für Schritt mit Regyva verbindest, zeigt die Seite Close CRM im Coaching-Vertrieb.

Häufige Fragen

Brauche ich ein eigenes CRM für das Setter-Closer-Modell?

Nicht unbedingt. Entscheidend ist, dass dein CRM Setter und Closer je Geschäft festhält, die Übergabe dokumentiert und Quoten je Rolle auswerten lässt. Arbeitest du mit Close, ergänzt Regyva diese Sicht, statt das CRM zu ersetzen.

Was, wenn Setter und Closer dieselbe Person sind?

Dann steht sie in beiden Rollen am Geschäft. Der Termin zählt bei ihr als Setter, der Abschluss als Closer. In Regyva bekommt sie zwei getrennte Provisionen, eine je Rolle, sofern für beide Rollen ein Satz hinterlegt ist.

Woran messe ich Setter und Closer?

Den Setter an gebuchten und gehaltenen Terminen, den Closer an Abschlüssen aus gehaltenen Terminen und am Umsatz daraus. Beide Werte gehören zur Person und zu einem Zeitraum, nicht zum ganzen Team.

Wer sollte welche Leads sehen?

Wer welche Leads sieht, legst du über Rollen fest und nicht über Absprachen. In Regyva hängen die Rechte an Rollen wie Setter, Closer und Vertriebsleiter. Ab Werk sieht der Vertriebsleiter alle Leads des Teams, und als Inhaber passt du die Rechte je Rolle oder für einzelne Personen an.

Wo hält der Setter fest, was er qualifiziert hat?

Am Lead, als Notiz, bevor der Closing-Termin stattfindet. Dort sieht der Closer ohnehin nach. Schreibst du die Notiz in Regyva an einem Lead aus Close, legt Regyva sie auch in Close an.

Muss ich Setter und Closer in Regyva von Hand eintragen?

Nein. Regyva übernimmt sie aus Close und aus den Setting- und Closing-Terminen, deren Buchungsseiten und Gastgeber dein Team zugeordnet hat. Den Closer übernimmt Regyva aus Close nur, wenn die Person in Regyva die Rolle Closer hat.

Bevor du einen Termin buchst, prüft Regyva deinen Fall gegen die eigene Dokumentation. Demo anfragen