Vertriebssoftware für Coaches mit Vertriebsteam

Was eine Vertriebssoftware für Coaches können muss

Sobald mehr als eine Person an einem Verkauf beteiligt ist, reicht es nicht mehr, Kontakte und Termine zu verwalten. Diese Punkte zählen:

• Herkunft je Lead: Die Quelle steht am Lead, sobald er da ist, etwa Anzeige, Empfehlung oder Partner. Nachträglich weiß es niemand mehr genau.
• Rollen je Geschäft: Wer den Termin gesetzt und wer abgeschlossen hat, steht am Geschäft selbst, nicht in einer Liste daneben.
• Provision je Rolle: Jede Rolle hat ihren eigenen Satz, und die Provision folgt aus der Rolle am Geschäft, nicht aus einer Rechnung am Monatsende.
• Eingegangenes Geld getrennt vom Verkaufswert: Was verkauft ist und was bezahlt ist, sind zwei Zahlen. Bei Ratenzahlung liegen Monate dazwischen.
• Partner im selben System: Leads von Partnern stehen neben allen anderen Leads, und die Provision des Partners entsteht aus demselben Geschäft wie die von Setter und Closer.
• Rechte im Team: Wer was sieht, hängt an der Rolle. Ein Setter braucht seine Leads, die Vertriebsleitung alle, und Provisionen sieht nicht jeder.

Wie Verkaufswert, eingegangenes Geld und die Zahlen je Rolle auf einem Dashboard zusammenkommen, zeigt die Seite Dashboard im Coaching-Vertrieb.

Vertriebssoftware, CRM und Coaching-Software

Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet, meinen aber verschiedene Werkzeuge. Dazu kommt die Tabelle als Notlösung:

Wer Termine buchen oder Kurse anbieten will, braucht Coaching-Software. Auf dieser Seite geht es um den Verkauf im Team.

Woher ein Lead kommt

Die Herkunft eines Leads entscheidet über zwei Dinge, die Geld kosten. Erstens die Provision: Kam der Lead über einen Partner, steht diesem Partner ein Anteil zu, und das lässt sich nur belegen, wenn die Quelle von Anfang an am Lead steht. Zweitens das Budget: Erst wenn du zu jedem Abschluss die Quelle kennst, siehst du, welcher Kanal Kunden bringt und nicht nur Anfragen.

Halte die Quelle deshalb fest, sobald der Lead entsteht, und nimm feste Werte statt Freitext. Aus „Empfehlung“, „empfohlen“ und „Empf.“ werden sonst drei Quellen.

Regyva übernimmt die Quelle eines Leads aus deinem CRM, wenn es selbst keine kennt. Bei Close wird dafür einmal das Feld zugeordnet, in dem dein Team die Quelle pflegt. In der Lead-Liste steht die Quelle als Spalte und als Filter.

Was dein CRM dafür je Lead und je Geschäft festhalten muss und was Regyva mit Close beiträgt, steht auf der Seite CRM für Setter und Closer.

Setter und Closer je Geschäft festhalten

Die Rollen gehören als eigene Felder an das Geschäft, nicht als Namen in eine Notiz. Am zuverlässigsten füllen sie sich aus dem, was ohnehin passiert: wer den Lead bearbeitet und wer das Verkaufsgespräch führt. Ändert sich eine Rolle später, sollte sichtbar bleiben, wer vorher eingetragen war, denn daran hängen Provision und Quoten.

Wie sich Setter und Closer die Arbeit teilen und woran du jede Rolle misst, erklärt die Seite Das Setter-Closer-Modell.

Wie du beide Rollen in Close festhältst und Close mit Regyva verbindest, zeigt die Seite Close CRM im Coaching-Vertrieb.

Provision je Rolle

Jede Rolle bekommt ihren eigenen Prozentsatz, und die Provision folgt aus der Rolle am Geschäft: Wer den Termin gesetzt hat, bekommt den Satz des Setters, wer abgeschlossen hat, den des Closers. War eine Person beides, bekommt sie beides. Freigeben solltest du eine Provision erst, wenn der Kunde nicht mehr widerrufen kann.

Einen Rechner und den Rechenweg Schritt für Schritt findest du auf der Seite Provisionen für Setter und Closer berechnen.

So läuft es in Regyva:

• Den Satz legt dein Team je Rolle in Prozent fest, für einzelne Personen auch abweichend. Ohne Satz entsteht keine Provision.
• Die Provisionen rechnet Regyva selbst aus, statt dass jemand sie am Monatsende in einer Tabelle nachrechnet.
• Ist die Widerrufsfrist abgelaufen, stellt Regyva die Provision fällig, solange dein Team das nicht abgeschaltet hat. Provisionen mit Prüfhinweis, etwa nach einem Rollenwechsel, stellt Regyva nicht von selbst fällig, solange der Hinweis steht. Die Frist stellt dein Team ein, Standard sind 14 Tage.
• Überweisen machst du selbst. In Regyva hältst du fest, was bezahlt ist, auch in Teilbeträgen.

Partner und Affiliates im selben System

Bringt ein Partner einen Lead, verdienen an einem Verkauf oft drei: der Partner, der Setter und der Closer. Stehen die Partner in einem eigenen Werkzeug, rechnest du dasselbe Geschäft an zwei Stellen ab. Im selben System entsteht jede Provision aus demselben Geschäft, und du rechnest es nur einmal ab.

• In Regyva legst du Partner an und lädst sie in ihren eigenen Zugang ein. Selbst registrieren kann sich dort niemand.
• Dort sehen sie ihre Leads mit Status und ihre Provision, getrennt nach offen und ausgezahlt.
• Nachrichten schreibst du einzelnen Partnern oder einer Gruppe. Werbemittel legst du in Ordnern ab und gibst sie für alle oder für eine Gruppe frei. Beides finden deine Partner in ihrem Zugang.

Was eine Software für ein Partnerprogramm im Coaching können muss, steht auf der Seite Affiliate-Software für Coaches.

Was Regyva übernimmt und was nicht

Regyva übernimmt:

• Leads, Geschäfte und, soweit dein CRM sie liefert, Aktivitäten aus deinem CRM lesen, etwa aus Close. Der Abgleich läuft etwa alle 30 Minuten von selbst.
• Die Quelle eines Leads aus dem CRM übernehmen, wenn Regyva selbst keine kennt.
• Setter und Closer am Geschäft festhalten, soweit sie sich aus Close oder aus Calendly-Terminen ergeben, deren Buchungsseiten und Gastgeber dein Team zugeordnet hat. Wechselt eine Rolle, steht der Wechsel im Verlauf des Geschäfts.
• Provisionen je Rolle berechnen und nach der Widerrufsfrist fällig stellen, wenn nichts zu prüfen ist.
• Eingegangenes Geld getrennt vom Verkaufswert führen, als Cash Collected je Geschäft und je Person. Raten eines Zahlungsplans bestätigst du selbst oder lässt sie am Fälligkeitstag buchen.
• Partnern einen eigenen Zugang geben, mit ihren Leads, ihrer Provision, Nachrichten und Werbemitteln.
• Rechte je Rolle vergeben, als Inhaber auch für einzelne Personen.

Regyva übernimmt nicht:

• Regyva ersetzt dein CRM nicht. Neue Leads legst du in deinem CRM an, nicht in Regyva, und je Team lässt sich ein CRM anbinden, nicht mehrere.
• Regyva bucht keine Termine mit deinen Leads. Termine aus Calendly hängt Regyva an bestehende Leads, einen neuen Lead legt ein Termin nicht an.
• Regyva überweist keine Provisionen. Das Geld zahlst du selbst aus.
• Regyva ist keine Kursplattform. Kursinhalte für deine Klienten gibt es dort nicht, und deine Klienten bekommen keinen eigenen Zugang.

Wie du Buchungsseiten, Gastgeber und No-Shows in Calendly einrichtest und Calendly Schritt für Schritt mit Regyva verbindest, zeigt die Seite Calendly im Coaching-Vertrieb.

Häufige Fragen