HubSpot mit Regyva verbinden

Was Regyva aus HubSpot liest

Regyva liest sechs Dinge aus deinem Portal. Jedes davon bekommt in Regyva einen festen Platz.

• Kontakte mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Lead-Status, Owner und Anlagedatum. Aus jedem Kontakt wird ein Lead in Regyva.
• Deals mit Name, Betrag, Pipeline, Deal-Phase, Owner, Anlagedatum und dem verknüpften Kontakt. Aus jedem Deal wird eine Opportunity an diesem Lead.
• Pipelines mit ihren Deal-Phasen, in der Reihenfolge aus HubSpot und mit der Wahrscheinlichkeit, die du je Phase hinterlegt hast.
• Die Owner deines Portals mit Name, E-Mail und der Angabe, ob sie noch aktiv sind.
• Aktivitäten am Kontakt: Anrufe, Termine, E-Mails, Notizen, Aufgaben und Nachrichten wie SMS oder WhatsApp.
• Die Historie von Lead-Status und Deal-Phase. Daraus macht Regyva Statuswechsel und Phasenwechsel mit Zeitpunkt und der Person, die geändert hat.

Ob ein Deal gewonnen oder verloren ist, liest Regyva nicht aus dem Namen der Phase. Es nimmt die Angaben, die HubSpot an jeder Phase selbst führt: ob sie den Deal abschließt und mit welcher Wahrscheinlichkeit. Eine eigene Phase wie Vertrag unterschrieben zählt deshalb als gewonnen, wenn du sie in HubSpot als gewonnenen Abschluss angelegt hast. Ein deutscher Name stört dabei nicht.

Das Abschlussdatum übernimmt Regyva nur, wenn der Deal in einer abschließenden Phase steht. Bei einem offenen Deal ist das Feld in HubSpot das erwartete Datum, und das soll keinen Umsatz in einen Monat schieben, der noch gar nicht da ist. Ein leerer Betrag bleibt leer und zählt nicht als null.

Die Währung der Beträge legst du für dein Team in Regyva fest. Sie gilt für alle Opportunitys, auch wenn in deinem Portal eine andere Firmenwährung eingestellt ist.

Die Owner verknüpft Regyva mit den Mitgliedern deines Teams. Zuerst zählt eine Verknüpfung, die schon gespeichert ist. Fehlt sie, gleicht Regyva über die E-Mail-Adresse ab.

Was eine Pipeline mit ihren Phasen genau ist, steht kurz im Glossar unter Pipeline.

Was Regyva in HubSpot zurückschreibt

In dein Portal schreibt Regyva wenig, und jedes Mal mit einem klaren Anlass.

• Die Deal-Phase: Verschiebst du eine Opportunity auf dem Pipeline-Board in Regyva, setzt Regyva den Deal in HubSpot auf dieselbe Phase. Es nimmt dafür die interne Kennung der Phase, nicht ihren Namen. Benennst du eine Phase in HubSpot um, läuft das weiter.
• Zwei Properties am Kontakt: Setting-Qualität (Regyva) und Closing-Qualität (Regyva). Regyva legt sie auf Knopfdruck als Auswahlfeld an. Die Auswahl entspricht den Stufen, die dein Team in Regyva festgelegt hat. Ein zweiter Klick zieht nur nach, was fehlt.

Was dein Team in diese zwei Felder einträgt, liest Regyva beim nächsten Abgleich mit dem Kontakt zurück. Bewertung und Ergebnis liegen damit am selben Lead, ohne dass jemand ein zweites Formular ausfüllt.

Einrichtung Schritt für Schritt

Heute verbindest du HubSpot mit dem Access Token einer Private App aus deinem Portal. Sobald die HubSpot-App von Regyva freigeschaltet ist, klickst du stattdessen auf Mit HubSpot verbinden und bestätigst den Zugriff direkt bei HubSpot.

1. Öffne in Regyva die Einstellungen der Integrationen. In der Karte Vertrieb findest du HubSpot.
2. Wechsle in HubSpot zu Development und dann zu Legacy Apps. Lege dort eine Legacy App an und wähle Privat.
3. Hake unter Scopes die Berechtigungen an, die Regyva hinter dem i-Zeichen der Karte nennt: Kontakte und Deals lesen und schreiben, Owner lesen, die Schemas der Kontakte lesen und schreiben und die Schemas der Deals lesen.
4. Sollen auch E-Mails in die Historie, hake zusätzlich den Scope für Sales-E-Mails an. Ohne ihn fehlen nur die E-Mails, alles andere läuft.
5. Erstelle die App, kopiere den Access Token und füge ihn in Regyva in das Feld Access Token ein. Der Token beginnt mit pat.
6. Regyva prüft den Token sofort. Fehlt eine Berechtigung, nennt Regyva sie dir. Du hakst sie bei der Private App nach, kopierst den Token neu und trägst ihn erneut ein.
7. Nach dem Verbinden zeigt die Karte die Portal-ID deines HubSpot-Kontos. Ab jetzt gleicht Regyva etwa alle 30 Minuten ab. Mit dem Sync-Knopf stößt du einen Abgleich sofort an.

Welche Felder Setter und Closer im CRM brauchen und wie die Übergabe läuft, steht auf der Seite CRM für Setter und Closer.

Grenzen der Anbindung

• Ein CRM je Team. Hängt HubSpot an deinem Team, zeigt Regyva in den Einstellungen nur diese Karte. Ein zweites CRM daneben lässt sich nicht verbinden.
• Der Abgleich läuft in festen Abständen, etwa alle 30 Minuten. Eine Änderung in HubSpot siehst du in Regyva deshalb nicht in derselben Minute.
• Regyva arbeitet mit Kontakten und Deals. Unternehmen, Tickets und eigene Objekte aus HubSpot liest es nicht.
• Ein Deal braucht einen verknüpften Kontakt. Sonst hängt die Opportunity an keinem Lead. Das gilt genauso für Aktivitäten: ein Anruf ohne Kontakt fehlt in der Historie.
• Am Deal ändert Regyva nur die Phase. Betrag, Name und Owner pflegst du in HubSpot.

Setter-Closer-Alltag mit HubSpot

Im Alltag arbeitet dein Team weiter in HubSpot. Ein Beispiel: Eine Interessentin trägt sich für ein Erstgespräch ein und steht danach als Kontakt in deinem Portal. Die Setterin ist Owner des Kontakts. Sie ruft an, protokolliert den Anruf und setzt den Lead-Status auf qualifiziert. Am Ende des Setting-Calls legt sie einen Deal in der Pipeline an und verknüpft ihn mit dem Kontakt.

Beim nächsten Abgleich sieht Regyva den Lead, den Anruf, den Statuswechsel und die neue Opportunity. Dann übernimmt der Closer den Deal als Owner. Nach dem Closing-Call trägt er den Betrag des Vertrags ein und schiebt den Deal in die gewonnene Phase. In Regyva steht daraus eine gewonnene Opportunity am Lead. Der Phasenwechsel trägt den Zeitpunkt und den Closer als Person, die ihn ausgelöst hat.

Danach bewerten beide den Lead in HubSpot. Die Setterin wählt einen Wert in Setting-Qualität (Regyva), der Closer einen in Closing-Qualität (Regyva). Regyva liest beide Werte zurück. Wie das Setting und das Closing eingeschätzt wurden, liegt danach am selben Lead wie das Ergebnis des Deals.

Damit das reibungslos läuft, helfen ein paar Gewohnheiten in HubSpot:

• Gib jedem Kontakt und jedem Deal einen Owner. Ohne Owner fehlt Regyva die Person, der die Arbeit gehört.
• Lege jeden aus deinem Team in HubSpot mit derselben E-Mail an wie in Regyva. Dann findet Regyva die Verknüpfung von selbst.
• Verknüpfe jeden Deal mit dem Kontakt, um den es geht, bevor der Closing-Call stattfindet.
• Führe gewonnen und verloren als abschließende Phasen, auch wenn du sie umbenennst.
• Trag den Betrag am Deal ein, sobald der Vertrag steht. Ein leerer Betrag bleibt in Regyva leer.

Wann aus einem Lead eine Opportunity wird und warum Regyva beides trennt, erklärt die Seite Lead oder Opportunity.

Häufige Fragen